W dniach 16–17 czerwca 2015 r. w Olsztynie odbyło się kolejne Ogólnopolskie Seminarium Sekretarzy. Tym razem współorganizatorem spotkania, na które Pismo Samorządu Terytorialnego WSPÓLNOTA zaprasza od 2006 r. sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego, był Urząd Miasta Olsztyna. Nad pięknym jeziorem Ukiel, w czterogwiazdkowym hotelu Przystań, doświadczeniami wymieniało się ponad stu sekretarzy, dyrektorów generalnych urzędów, dyrektorów biur, szefów oraz pracowników wydziałów organizacyjnych urzędów miast, gmin i starostw.
Pierwszego dnia seminarium rozmawialiśmy między innymi o optymalizacji procesów w urzędach. W pierwszej sesji plenarnej dotyczącej sprawnego i efektywnego zarządzania w administracji publicznej Szymon Wróbel, zastępca dyrektora Departamentu Administracji Publicznej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, wyjaśniał zasady nowego rozwiązania prawnego, jakim są centra usług wspólnych. Jego prezentacja wywołała ciekawą dyskusję.
Dużym zainteresowaniem cieszyło się wystąpienie sekretarza miasta Rzeszowa Marcina Stopy, który zaprezentował praktyczną rolę sekretarza w procesie zarządzania usługami. Maciej Kiełbus z Kancelarii Prawnej dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu przedstawił natomiast dylematy i wątpliwości związane z upoważnieniami i poleceniami służbowymi w praktyce samorządowej.
Tego dnia mieliśmy również możliwość zapoznania się z produktami naszych partnerów, czyli programem SIP LEX ułatwiającym proces prawotwórczy w JST (Wolters Kluwer SA) oraz systemem informatycznym do zarządzania procesami w urzędzie eSesja (MW Concept).
Drugi dzień to przede wszystkim tematyka dotycząca zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie. Sekretarz miasta Koszalina Tomasz Czuczak opowiedział, jak duży nacisk kładzie się na sprawną komunikację w urzędzie i jakie dzięki temu osiąga się korzyści. Swoim doświadczeniem podzieliła się sekretarz Zabrza Ewa Weber. Natomiast Konrad Zawadzki, zastępca dyrektora Wydziału Organizacyjnego z Urzędu Miasta Poznania, przedstawił poznańskie wdrożenie zawodu – Broker Informacji Merytorycznej.
Kolejny panel dotyczył wykorzystania systemów informatycznych przez urzędy. Dyrektor Biura Organizacji Urzędu m.st. Warszawy Adam Grzegrzółka opowiedział o wdrożeniu Miejskiego Centrum Kontaktu Warszawa 19 115, a o doświadczeniach Urzędu Gminy Lesznowola we wdrażaniu systemu informatycznego do obsługi eUrzędu opowiadał Artur Maksymiuk, główny specjalista ds. informatyki Urzędu Gminy Lesznowola.
Iwona Kobus, radca prawny Urzędu m.st. Warszawy, przypomniała o obowiązkach sekretarzy w związku ze zmianami w ustawie o ochronie danych osobowych, które urzędy mają stosować już od końca czerwca tego roku. Odpowiadała na pytania dotyczące Administratora Bezpieczeństwa Informacji i nowych zasad jego powołania oraz związanych z tym obowiązków wprowadzenia zmian w regulaminach organizacyjnych urzędów. Rozmawialiśmy także o benchmarkingu, czyli o tym, jak uczyć się od lepszych od nas. O korzyściach płynących z tego procesu mówił Zdzisław Wolny z Grupy Biostat Sp. z o.o.
W tym samym dniu mieliśmy też wystąpienie partnera – firmy Xentivo prezentującej swój produkt LocalSpot.
Poza merytorycznymi panelami i dyskusjami był także czas na zwiedzanie Olsztyna wraz z przewodnikiem, a także Olsztyńskiego Planetarium, które od blisko czterdziestu lat jest jedną z głównych atrakcji turystycznych tego miasta. Wieczorem, przy ostatnich promieniach zachodzącego w wodach jeziora Ukiel słońca, mieliśmy czas na rozkoszowanie się specjałami kuchni hotelu Przystań. Podczas kolacji odbył się koncert zespołu Czerwony Tulipan. Dodatkową atrakcją zapewnioną przez Olsztyn był występ Just Edi Show, znanego polskiego iluzjonisty, który oczarował i zaczarował wszystkich uczestników seminarium.
W imieniu całego zespołu „Akademii Wspólnoty”, wszystkich zaangażowanych w organizację tego przedsięwzięcia osób, z całego serca chciałabym podziękować każdemu z uczestników spotkania za udział w tegorocznym Ogólnopolskim Seminarium Sekretarzy i za cudowne spotkanie nad malowniczym jeziorem Ukiel. Te dwa dni pokazały, że możemy rozmawiać na trudne, merytoryczne tematy w przyjaznej atmosferze. A dzielenie się doświadczeniami z innymi to same korzyści nie tylko dla słuchaczy, ale także dla prelegentów.
Mam nadzieję, że spotkamy się znów już wkrótce.
Dorota Bąbiak-Kowalska – Zastępca Redaktora Naczelnego Pisma Samorządu Terytorialnego WSPÓLNOTA
Galeria zdjęć
